La importancia de una inducción clara a tu equipo

La importancia de una inducción clara a tu equipo

La importancia de una inducción clara a tu equipo

Los programas de inducción llevan mucho tiempo realizándose, inicialmente se acostumbraba dar los manuales de procedimientos y políticas, para que el personal de nuevo ingreso lo leyera y se capacitara de forma autodidacta, también podía ser acompañado por una capacitación personal del mismo puesto (a veces incluso a quien se remplazaría) o algún otro empleado del área sin embargo con el tiempo se notó que era un proceso bastante limitado pues el personal de nuevo ingreso no lograba comprender lo necesario y tomaba mucho tiempo que se involucrara en la dinámica y cultura de la empresa. Esto dificultaba la productividad de la empresa, el desempeño y satisfacción del empleado.

 

Los programas de inducción son de mucha importancia pues pretenden familiarizar al nuevo trabajador con la empresa y con los compañeros de trabajo, su cultura, sus principales directivos, su historia, sus políticas, manuales que existe dentro de la empresa, etc.

 

La intención de los programas de inducción es también ahorrar el tiempo y esfuerzo que puede llevarle al empleado comprender e introducirse a su puesto, entender en qué empresa ha entrado a trabajar, qué objetivos tiene, quién es quién, a quién recurrir para solucionar un problema, cuáles son las actitudes no toleradas, etc.

 

La descripción de puestos es necesaria en este proceso de inducción, pues es el documento que se utiliza para que el empleado comprenda las características de su puesto, los alcances, funciones a desempeñar y la relación que tiene que construir con personas relacionadas a su área. Otro aspecto importante que aprender al ingresar a una empresa son los patrones de comportamiento requeridos para el desarrollo eficaz de las actividades a desempeñar principios que mantienen la identidad e integridad de la empresa. Hay empresas en donde existen protocolos para la interacción que se deja ver en las distintas herramientas de comunicación como mails y oficios, es muy diferente el lenguaje ocupado en una empresa del sector académico/educativo a el que se ocupa en una planta de ensamble de autopartes de automóviles. Si bien los programas de inducción hacen una importante labor, la realidad es que una vez concluido este programa el personal de nuevo ingreso seguirá aprendiendo en la práctica, será muy útil si le adelantamos información y tips para que pueda tener un buen comienzo y desarrollo inicial.

 

El proceso de inducción inicia con la bienvenida a la empresa y la duración depende de la empresa y del puesto, la persona continuará con un proceso de adaptación y eso puede llevar tiempo variable, dependiendo de la capacidad de llevar los cambios en su vida, sim embargo hay fuentes que señalan que el tiempo promedio de adaptación a un empleo es de seis meses. Es indispensable que el jefe inmediato y el área de Recursos humanos tengan presente que durante este tiempo de adaptación el empleado requerirá acompañamiento resolviendo dudas y atendiendo peticiones de información o documentos.

 

Un aspecto que no debe olvidarse es que durante el proceso de reclutamiento y selección debemos hallar en los candidatos los valores y principios acode a la empresa, pues esto facilitará el ingreso e inducción del personal de nuevo ingreso. Muchas ocasiones los reclutadores pueden dejarse cautivar por la experiencia, conocimientos técnicos o formación académica y pueden dejar a un lado el esquema de valores y principios, mismos que son de gran relevancia para la adaptación y conexión en metas y objetivos de la empresa y empleado.

 

¿Qué debe contener el Programa de inducción?

Existen diversas materias que son fundamentales y que deben estar presentes en todo proceso de inducción. Algunas incluyen en el proceso de socialización:

 

1. Las políticas que fundan la organización

2. Los medios para alcanzar metas propuestas por la organización.

3. Las responsabilidades fundamentales.

4. Las reglas conductuales requeridas para el desempeño del rol.

5. Principios normativos y valores que permitan conservar la identidad de la organización.

 

Otra referencia expone que los procesos de inducción deben considerar a lo menos las siguientes materias: misión, visión, valores, historia, estrategia, organigrama, estructura, leyes vigentes, presupuesto, dotación, entre otras.

 

La experiencia nos dirá si habrá que integrar alguna otra información en nuestro programa de inducción, sin embargo los antes mencionados son aspectos indispensables a considerar a la hora de diseñar e implementar el programa de inducción en nuestra empresa.

 

¿Cuáles son las fases de la inducción?

Primera Fase: Se proporciona información general acerca de la organización, se repasan de las políticas, procedimientos y prestaciones. Es una gran idea que se le dé una hoja de evaluación al empleado para asegurarse que ha recibido la información y que se siente satisfecho hasta este momento. Estas hojas de evaluación también nos pueden servir para realizar mejoras en nuestro programa de inducción, es indispensable estar siempre abiertos a los cambios y retroalimentaciones que puedan darnos, ya sea como área de Recursos humanos o jefes de área.

 

Segunda Fase: En esta etapa el jefe inmediato o alguien con antigüedad en el área le habla al personal de nuevo ingreso sobre las actividades que se cubren en esta etapa los requerimientos del puesto, la seguridad e higiene, una visita por el departamento para que el empleado lo conozca, una sesión de preguntas y respuestas, y la presentación con el resto dela organización para que  conozcan al personal de nuevo ingreso.

 

Tercera Fase: Implica la evolución y el seguimiento, que están a cargo del departamento de Recursos humanos junto con el jefe inmediato para aclarar algunas dudas que puedan surgir.

 

¿Cuáles son tipos de inducción hay?

Sobre la base de las consideraciones anteriores se puede decir que existen varios tipos de inducción, dentro de las cuales podemos mencionar:

 

  • Inducción general: aspectos generales de la organización como la misión, visión y valores. Esta inducción es brindada generalmente por el departamento de Recursos humanos.
  • Inducción específica. Las funciones a desarrollar en el puesto,
  • Evaluación: es aquí donde los cuestionarios de evaluación para la retroalimentación sobre la inducción brindada nos ayudará mucho para mejoras continuas.

Inducción general

Inducción específica

  • Estructura general de la compañía, historia, misión, valores corporativos. Objeticos de la empresa, principales accionistas y dimensión o tamaño de la empresa (ventas en pesos/dólares o toneladas por año)
  • Presentación de video institucional y/o charla motivacional
  • Productos, artículos y servicios que ofrece la empresa, sectores que atiende y su contribución a la sociedad.
  • Certificaciones actuales, proyectos en curso y planes de desarrollo
  • Aspectos relativos al contrato laboral
  • Programas de desarrollo y promoción general del personal dentro de la organización
  • Generalidades sobre seguridad social, reglamento interno de trabajo
  • Los sistemas de retribución, reglamentos, régimen disciplinario y otros aspectos de interés institucional
  • Políticas y compromiso de la gerencia o de la dirección de la empresa con la salud y la
  • Seguridad, y capacitación general de salud ocupacional y seguridad industrial
  • Estructura específica y ubicación de su cargo y de todas las personas con las que va a interactuar.
  • Diagrama de flujo de generación o producción de los productos, servicios, maquinaria, equipo, instalaciones, herramientas y materiales disponibles
  • Incidencia que tiene el área en relación a todo el proceso, clientes internos y externo
  • Presentación de los colegas.
  • Mostrar el lugar de trabajo.
  • Objetivos del área de trabajo y las estrategias para lograrlo.
  • Ratificación de las funciones del puesto y entrega de los medios necesarios.
  • Formas de evaluación de desempeño.
  • Relaciones personales en lo que refiere al clima laboral, costumbres, relaciones de jerarquía, etc.
  • Diagnóstico de Necesidades de Aprendizaje.
  • Métodos y estilos de dirección que se emplean.
  • Otros aspectos relevantes del puesto, área o equipo de trabajo.
  • Mostrar principales instalaciones de la empresa.

 

En la actualidad los procesos de recursos humanos han ido modernizándose, con la tecnología y las nuevas maneras de comunicación se han tenido que ir innovando en los distintos procesos de Recursos humanos y los programas de inducción no han sido la excepción. Aquí te compartimos 2 casos de programas de inducción que pueden ser de inspiración para que tu diseñes un programa creativo y diferente:

 

1. MailChimp – Inducción de personal: la primera semana sin trabajar

MailChimp tiene una estrategia revolucionaria en su proceso de inducción de personal: asegurarse de que los nuevos empleados no trabajan durante su primera semana. Esto con el fin de tener un proceso de onboarding intenso y completo durante los primeros cinco días, de tal forma que a partir de la segunda semana puedan funcionar casi al 100%.  La tasa de abandono es de tan solo un 4%.

 

En su primer día, los nuevos empleados son recibidos con una bolsa de MailChimp llena de merchandising de la empresa. Desde el primer momento se busca establecer una conexión directa con los managers, quienes cumplen un rol muy importante en todo el proceso de inducción. Además, a los recién llegados se les asigna un compañero (denominado “Chimpanion”) que les ayuda a resolver cualquier problema o duda, esto genera una imagen más informal de la empresa. Normalmente los “Chimpanion” son empleados sénior que llevan varios años en la compañía, lo que facilita ampliar las relaciones sociales y laborales de los recién llegados. Durante el resto de la semana, los nuevos empleados de MailChimp reciben toda la información que necesitan.

 

2.. Lever – Una inducción de personal intensa y programada

El proceso de inducción de personal de Lever, la empresa estadounidense de software, destaca por definir para los nuevos empleados una agenda bien detallada y estructurada. Nada más llegar a su puesto de trabajo, los recién llegados ya saben qué esperar de sus primeros días en la compañía y conocen los detalles sobre presentaciones, talleres y clases de formación a las que tienen que asistir.

 

La compañía también hace esfuerzos por reunir personal de nuevo ingreso y así generar un primer círculo social. Al final de la inducción, los nuevos empleados se han reunido con los jefes de departamento y con el propio CEO de la compañía.

 

¿Puede ocuparse un Manual de bienvenida?

Sí, los manuales de inducción tienen la intención de dar una inducción “rápida” pero con información indispensable al personal de nuevo ingreso, este documento puede ser diseña por el área de Recursos humanos y autorizado por la Gerencia o bien el área competente. En resumen, este documento debe estar conformado por los siguiente: portada, índice, mensaje del director, misión, visión y valores, objeticos, organigrama, productos/servicios, información general, ubicaciones, canales de comunicación, redes sociales, eventos y fechas especiales, actividades sociales y programas de voluntariado, despedida y directorio.

 

En la siguiente imagen mostramos una tarjeta de guía que nos ayudará a hacer un check list de los aspectos a abordar durante la inducción:

 

Finalmente es importante resaltar la diferencia entre inducción y onboarding, este último tiene la intención acelerar el proceso de adaptación e integración a la organización para que este pueda desenvolverse laboralmente al 100% de efectividad lo antes posible, y consiste en una interacción continua de capacitación proactiva mediante una comunicación a doble vía con una clara tendencia a prever y evitar problemas.

 

Bibliografía

Cornejo, D. (2017) Bases para el diseño de un programa de inducción para el nuevo ministerio de la mujer y la equidad de género [En Línea] http://repositorio.uchile.cl/bitstream/handle/2250/145515/Cornejo%20Kunz%20Daniela.pdf?sequence=1&isAllowed=y

Gamelearn Team (2018) Inducción de personal, 3 exitosos casos que te sorprenderán [En Línea] https://www.game-learn.com/induccion-de-personal-3-ejemplos-que-te-sorprenderan/

Carrillo, J. (2018) Los diferentes tipos de inducción [En Línea] http://grrhhaiep.blogspot.com/2017/07/tipos-de-induccion-en-una-empresa.html

Pérez, O. (2016) Recibimiento e inducción a al empresa para nuevos empleados [En Línea] https://blog.peoplenext.com.mx/recibimiento-e-induccion-para-nuevos-empleados-en-la-empresa

Bermúdez, H.L. (2011). “La inducción general en la empresa. Entre un proceso administrativo y un fenómeno sociológico”. Universidad & Empresa, vol. 13, núm. 21, julio-diciembre, 2011, pp. 117-142. Bogotá, Colombia: Universidad del Rosario. Recuperado de: http://www.redalyc.org/pdf/1872/187222420006.pdf

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