Estrategias para mejorar la concentración en tu trabajo

Estrategias para mejorar la concentración en tu trabajo

Estrategias para mejorar la concentración en tu trabajo

“El mejor secreto para la efectividad, es la concentración”

Peter Drucker.

 

La habilidad de enfocarse claramente en las tareas correctas, en el momento correcto y de la manera correcta, es la clave para lograr resultados excepcionales.

 

A pesar de lo trascendental que es lograr concentrarse y enfocarse, cada día es más difícil poner toda la concentración en una sola cosa, las redes sociales, el internet y los teléfonos inteligentes compiten por la atención, impidiendo enfocarse en lo que realmente es importante.

 

Ejemplo de una situación que puede ser común ocurre en medio de una junta de trabajo cuando un ejecutivo al escuchar un comentario sobre un movimiento bancario, recordó el pendiente de pago de la deuda del crédito personal, que no se pudo hacer porque la hija sufrió un accidente, a causa de la maestra descuidada, lo que recuerda la necesidad de hablar a la dirección a sacar una cita en la escuela, que…. En ese momento, alguien en la reunión pregunta algo, todos guardan silencio y la pregunta es:

 

-¿qué se debe responder? ¿cómo llegó mi mente a pensar en la escuela y la maestra?

 

Además de los muchos distractores que llevan a la mente a divagar, la cantidad de tareas que realiza una persona simultáneamente, obliga a que la presencia física no sea condición para que la mente esté cavilando en los pendientes y próximas tareas por cumplir.

 

Un estudio realizado a más de 35 mil líderes de miles de compañías en más de cien países, reveló que el 73% de esos líderes se consideraban cada vez que realizaban una tarea, se encontraban distraídos alguna parte o la mayoría del tiempo.

 

También el 67% de esos líderes, cuando les pideron describir su mente, dijeron que la consideraban desordenada, lo que significa que tenían muchos pensamientos y dificultad para priorizarlos. Como resultado, el 65% de ellos falló en completar las tareas que tenían asignadas. En todos los casos, las mayores distracciones consistieron en: demandas de otras personas (26%), competencia de prioridades (25%), distracciones generales (13%) y fuerte carga de trabajo (12%). De todos estos líderes el 96% considero que sería muy valioso poder lograr enfocarse más.

 

Una de las mayores interferencias para la concentración es checar el celular constantemente, ya que puede conducir a una pérdida de productividad del 40% .

 

Para evitar todas las consecuencias de la falta de concentración, se recomiendan las siguientes estrategias:

 

1.-Identificar en qué momentos del día hay mayor propensión a la distracción y cuáles son las causas. Una vez, teniendo esto claro, se recomienda organizar las tareas de manera que las que requieren mayor concentración y sean de mayor dificultad, se realicen en los horarios adecuados, dejando para los momentos de mayor distracción las tareas que requieren menor atención. Igualmente, ya que se identificaron los mayores motivos de distracción, tratar de generar hábitos que los eliminen o disminuyan. Un ejemplo de esto puede ser, que a determinada hora, siempre se antoja un café y desde una hora antes se está pensando en él. Lo ideal, es tomar el café en el momento que empieza la ansiedad, pues posponerlo, solo generará que se trabaje durante una hora posponiéndolo como meta de trabajo, (“cuando pase una hora, me premiaré con el café”…) y durante esa hora, la eficiencia disminuye, pues se pasa el tiempo revisando cuánto falta para que pase la hora. Otra estrategia, sería poner una alarma y comprometerse a no perder la atención hasta que la alarma suene. En caso de hacer consciencia de estar perdiendo la atención por esperar que suene la alarma, valdría la pena adelantar el receso, con el fin de que al terminar éste, se retome el tiempo de concentración, en lugar de perder tiempo de trabajo con menor atención y eficiencia.

2.-Mantener el área de trabajo limpia y ordenada es esencial para la habilidad de enfocarse.

3.- Agendar tiempo libre para poder concentrarse en hacer las tareas importantes.

4.-Practicar mindfulness, especialmente como un pequeño ritual al comenzar el día, el cual puede ser desde algo muy sencillo, hasta meditar por 20 o 30 minutos. La meditación es una manera de entrenar al sistema nervioso a calmarse a pesar de las situaciones estresantes que se presentan día con día. Mientras mas se logre el estado de calma, se pueden tomar mejores decisiones por estar más desarrollada la inteligencia emocional, refiere la psicóloga Emma Seppälä autora y profesora en la Universidad de Stanford.

5.- El tomar un tiempo de “no atender llamadas ni personas”, genera un margen de concentración que puede ser muy productivo, ya que como se mencionó anteriormente, la causa de mayores distracciones es la atención a demandas o situaciones para resolver dentro del equipo o la organización. Tales situaciones en la mayoría de los casos son urgentes para los otros, pero en realidad se pueden posponer o atender en otro momento, permitiendo enfocarse en terminar una tarea importante, en vez de muchas pequeñas que se pueden quedar a medias.

6.- Organizar los tiempos, tomando como objetivo del día lo que se desea lograr como prioridad. En muchas ocasiones, se cumplen múltiples tareas pequeñas, y se deja de cumplir la más importante, que al final del día se vuelve un peso por no haber terminado y se complica su cumplimiento con otras tareas del día siguiente o de la tarde. Posponer lo mas importante, nunca es una estrategia recomendada.

Lo ideal es organizar las tareas por prioridades, mas que por horarios, facilidad de cumplimiento o cercanía. Para lograr esto de manera eficiente, se puede numerar la prioridad respondiendo a la pregunta:

¿Qué tarea me dará más agobio o generará más problemas no haber cumplido para media tarde del día de hoy? ¿Cuál puedo posponer sin problema y sin sentir agobio? ¿El agobio que genera no haber cumplido esa tarea, es causado por presión de otras personas, a pesar de que en realidad no es importante para mi?

7.-Cuando se organizan las prioridades para satisfacer a otras personas en vez de la escala de prioridades propia, equivale a “ser candil de la calle y oscuridad en la casa”. Muchas personas por quedar bien con los demás, terminan atendiendo y apoyando necesidades ajenas y posponiendo en consecuencia las más importantes propias, lo que al final del día produce caos, estrés y ansiedad en lugar de la satisfacción de haber apoyado a alguien. El ayudar al prójimo es importante, pero sin descuidar las prioridades. Después de hacer la tarea propia, es una maravillosa idea apoyar a los demás.

8-La siguiente, es una estrategia propuesta por Michael Lipson, en un artículo publicado en Harvard Business Review, que indica que lo primero que se debe hacer, es conciencia de que existen cuatro fases de atención y distracción que se presentan cada vez que la persona trata de enfocarse.

Primero se debe escoger algo en lo que se poner el enfoque. Puede ser cualquier cosa, si se trata del trabajo, pues se debe escoger algún aspecto de éste, como el elegir a quién incluir en una tarea decisiva.

En algún momento, la mente comienza a divagar, lo cual no es planeado, más bien, solamente ocurre.

La mente se despierta y se da cuenta de que divagó.

Una vez despierta la consciencia, se puede elegir regresar al tema original

 

El hecho de hacer conciencia de estas acciones, por sí mismo, permitirá identificar el patrón, al principio, solo se notará la existencia de estas cuatro fases, posteriormente, al ser consciente de lo que ocurre, la tendencia será hacia lograr mayor tiempo de concentración antes de que ocurra la primera distracción, posteriormente disminuirá paulatinamente el tiempo de distracción para regresar más pronto a la consciencia. El solo hecho de ser consciente de las distracciones, permitirá que se logre alejarse de ellas lo más posible.

 

Los factores más importantes para mejorar la concentración son:

 

  • Dormir lo necesario para lograr un descanso completo
  • Ejercitarse
  • Alimentarse sanamente
  • Poner el celular en modo avión durante ciertos períodos de tiempo dedicados a enfocarse en tareas prioritarias.
  • Evitar revisar el teléfono constantemente. Una manera de lograrlo, es poniendo alarmas cada 90 minutos para revisarlo y mientras éstos pasan, ponerlo en modo avión y concentrarse en trabajar.

 

El contribuir a generar una cultura libre de distracciones en la empresa, generará beneficios en los equipos de trabajo, quienes podrán optimizar el recurso del tiempo, generando así menos estrés y ansiedad

 

Bibliografía

Glaveski, S. (December 18, 2019). 10 quick tips for avoiding distractions at work. HBR.

https://hbr.org/2019/12/10-quick-tips-for-avoiding-distractions-at-work

Hougaard, R. Carter, J. (December 26, 2017) Are You Having Trouble Focusing? These Simple Strategies Will Help

https://hbr.org/2017/12/are-you-having-trouble-focusing-these-simple-strategies-will-help

Lipson, M. (November 4, 2015) To improve your focus, notice how you lose it). HBR.

https://hbr.org/2015/11/to-improve-your-focus-notice-how-you-lose-it

Treseder, W. (August 3, 2018). The two things killing your ability to focus. HBR

https://hbr.org/2016/08/the-two-things-killing-your-ability-to-focus

 

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