El proceso de reclutamiento y selección es una de las funciones principales del área de Recursos Humanos y pretende integrar a la empresa el personal requerido por las diferentes áreas. Este proceso consiste en actividades relacionadas con la investigación y con la intervención de las fuentes capaces de proveer a la empresa de un número suficiente de personas que ésta necesita para la consecución, sus objetivos son los de atraer a los mejores candidatos para el puesto en cuestión y tener un reserva de candidatos a empleo, a lo que le llamaos “cartera de candidatos”.

La reputación de la empresa, el atractivo de su ubicación, el tipo de trabajo que ofrece, y el esquema de sueldo y prestaciones son algunos factores que determinan la capacidad de la empresa para atraer varios y buenos candidatos. El documento que da inicio es la Requisición de puesto, la cual debe estar diseñada por el área de Recursos Humanos y debe estar completada por el área solicitante, autorizada y firmada por el responsable o jefe de área solicitante. Este documento está relacionado con la descripción de puesto porque en esta última están definidas las funciones, alcances y limitaciones del puesto. El éxito de un buen reclutamiento recae en la claridad, coherencia y precisión con la que están descritos estos dos formatos, el no tener estos dos documentos puede hacer que el proceso de Reclutamiento y selección fracase, como veremos más adelante o bien que los empleados realicen actividades aleatorias sin ninguna dirección.

La requisición de puesto es entonces, un documento que se utiliza para notificar la vacante y algunos datos que deben de venir son:

• Nombre del puesto
• Fecha de solicitud de cobertura de vacante
• Área donde se generó la vacante
• Motivo por el que se genera la vacante
• Remuneración económica y prestaciones
• Tipo de contratación

La descripción de puesto es un documento que debe tenerse previamente lleno y que define las características y funciones del puesto, es de vital importancia para el desarrollo de actividades de los empleados. Debe ser claro de tal manera que pueda ser fácilmente comprendido por el empleado e incluso para el área de Recursos Humanos, que en muchas ocasiones no es experta en la vacante en cuestión. Es común que en pequeñas y mini empresas no tengan descripciones de puestos realizadas y esto dificulta en gran medida el proceso de reclutamiento y selección, es indispensable considerar invertir dinero y esfuerzo en la realización de las descripciones de puesto, ya sea que una persona dentro de la empresa se dé a la tarea de investigar la información para realizarlas o contratar a un consultor externo para que colabore en esta importante labor. La segunda característica es que debe ser coherente, y esto quiere decir que lo que se espera de la persona a contratar o bien del empleado ya contratado tiene que ser lo que realmente se espera y se necesita por lo que la descripción de puesto constituye también una referencia para el personal nuevo. Muchas ocasiones las descripciones de puesto no son una definición que se construya apegado a la realidad del puesto y esta situación es común cuando se realizan descripciones como copia de alguna otra. Es necesario que se defina y se construya de acuerdo a los verdaderos requerimientos por eso es que se pretende que los expertos en el área o bien el jefe directo del puesto a definir contribuyan, ya que ellos tienen mayor certeza de las actividades, alcances y limitaciones del puesto, mismas que deben ser viables y alcanzables. La última característica es que las descripciones de puesto deben contener información precisa, de tal manera que se pueda comprender las limitaciones del puesto, la relación con personal a cargo (si es que lo hay) y con jefe (s) directo (s) y como las diferentes actividades se relacionan con otras áreas y con las personas que estén involucradas en el proceso o función, la precisión nos permitirá establecer las limitaciones y alcances del puesto.

Si bien es cierto algunas posiciones laborales tienen sus funciones muy bien conocidas como podría ser el caso de un “consultor de ventas”, no en todos los casos ocurre igual, por esto es substancial que se detallen los requisitos y las actividades relacionadas al puesto de trabajo, esto con el fin de que la empresa encuentre a la persona idónea y a la vez que el candidato elegido desempeñe de manera correcta las funciones que se le asignarán.

Con frecuencia el personal contratado no tiene claro lo que se espera de él y la descripción de puesto tiene la finalidad de puntualizar lo que se espera de la persona contratada o bien la que ocupará el puesto, incluso la descripción de puesto puede llegar a ser una herramienta que nos ayude a definir el plan y de vida y carrera de los empleados.

¿Qué información debe tener el perfil de puesto?

En resumen debe contener las funciones y responsabilidades que conforman cada uno de los puestos laborales incluidos en la estructura organizacional de la empresa y detallando la misión y el objetivo que cumplen de acuerdo a la estrategia de la compañía. De igual manera se incluyen en esta descripción los conocimientos, habilidades y actitudes que deben presentar las personas que ocupen el cargo, esto se conoce como perfil del puesto.