Muchas personas piensan que la acumulación de papeles y tazas de café en el escritorio, pueden dar la impresión de alguien que está trabajando mucho, sin embargo, sin darse cuenta, eso los puede estar afectando.

Cierto. Se ha demostrado que quienes trabajan en un escritorio desordenado son menos eficientes, menos persistentes y viven con más frustraciones que quienes se desempeñan en escritorios ordenados.

El espacio y ambiente en el lugar de trabajo, es determinante en la manera en que se desenvuelve cada persona y los resultados que produce. Cuando el espacio está desordenado, es un reflejo de quien ocupa ese lugar. Esto es tan cierto y simple visto desde la perspectiva de logística, ya que se desperdician minutos y horas de trabajo encontrando documentos que se traspapelan. Lo mismo ocurre en el escritorio virtual de las computadoras, cuando un documento digital no se archiva ordenadamente, pueden pasar horas de búsqueda digital para localizarlo.

Se han realizado múltiples estudios científicos que demuestran que un ambiente desordenado, poco limpio y con objetos amontonados, influye de manera significativa en la manera de percibir las situaciones, en las emociones y comportamientos, afectando las relaciones con los demás y la manera de tomar decisiones. Los espacios mas desacomodados impactan negativamente aumentando el nivel de ansiedad y estrés, disminuyendo la habilidad para concentrarse, inclusive, afectan las decisiones al elegir alimentos y los niveles de sueño.

Algunas personas pueden expresar que no les afecta en absoluto y que todo lo que se menciona en el párrafo anterior, no es su caso, por lo que habiendo realizado dichas declaraciones, se sienten en completa libertad de continuar con su desorden.

Sin embargo, científicos del Instituto de Neurociencias de la Universidad de Princeton, han utilizado Resonancia Magnética y otros métodos para demostrar la manera en la que el cerebro se ve afectado por el recordatorio visual de objetos en desorganización, disminuyendo la habilidad para concentrarse y procesar información, lo cual disminuye la productividad.

También se han realizado estudios demostrando los efectos de sentirse abrumados ante tanto desorden, por lo que la tendencia a procrastinar es mayor, así como las estrategias para evitar resolver situaciones y en algunos casos, afectando hasta las elecciones de alimentos, favoreciendo comer más chatarra y menos alimentos sanos. También se encontró en un estudio del 2009, que el desorden afecta a la salud mental, produciendo mayor ansiedad y tendencia a depresión, elevando los niveles de la hormona del estrés: el cortisol.

Lo que más puede preocupar en un ambiente laboral, es la influencia que un escritorio desordenado puede tener en las relaciones interpersonales, pues quienes mantienen su área de trabajo desordenada, son percibidos por sus pares como más neuróticos, menos conscientes y difíciles para acordar situaciones. Tales percepciones pueden influir de manera negativa la manera en la que se interactúa con las consecuencias que conlleva en el desarrollo profesional.

La falta de limpieza y el desorden también son el origen de muchos accidentes y lesiones en el trabajo. El mantener materiales fuera de lugar, acumulación de desperdicios y pisos mojados sin señalamientos, pueden ocasionar tropiezos, caídas, resbalones e incluso en algunas circunstancias, quemaduras, incendios o enfermedades por infecciones.

Además de todos los riesgos físicos antes mencionados, el desorden y falta de higiene, también son causa de estrés en muchas circunstancias, desde manchar documentos importantes por salpicaduras, hasta pérdida de éstos con la consabida angustia y tiempo desperdiciado en encontrarlos a tiempo. Todo esto, transforma el lugar de trabajo en un sitio peligroso y desagradable que influye de forma negativa en la manera en que se comportan las personas, produciendo mayor estrés y ansiedad.

Muchísimas veces las medidas de orden, limpieza e higiene se consideran obligatorias, irracionales, exageradas y las personas las delegan a quien sea responsable, omitiendo por completo aportar un granito de arena a mantener el espacio común en mejores condiciones aduciendo “que eso le corresponde a los encargados de limpieza”. Y aunque esto tiene su parte de verdad, también es cierto que la limpieza y el orden son responsabilidad de cada persona que ocupa el espacio común. El hecho de que haya un responsable de limpiar, no exime a nadie de la responsabilidad de no ensuciar, de recoger el líquido derramado por accidente, de evitar tirar al suelo el papel del dulce que consumió y por supuesto, de mantener en orden las áreas comunes.

En la medida que todos lo consideren valioso y sean capaces de comprender la importancia que esto tiene en sus resultados profesionales, serán más capaces de participar con entusiasmo y animar a sus compañeros a hacerlo.

Para lograr esto, lo primero es compartir la información que describa los beneficios que aporta. Se presentan aquí algunas ideas para dar a conocer, que se pueden imprimir en posters y hacer llegar a través de correos corporativos.

• El orden y limpieza son un hábito que se aplica diariamente, cuando se espera a que se acumule el desorden y la suciedad, la tarea a realizar es más pesada y nadie quiere participar. Cuando uno aporta un poco de orden y evita ensuciar diariamente, se ahorra tiempo y esfuerzo
• Evitar que se acumulen cosas al grado que organizarlas se vuelva una acción o motivo para procrastinar: “mañana arreglo ese desorden…” sin que llegue ese mañana a un día específico
• El disponer de un lugar específico para cada cosa, que todos conozcan y respeten, fomenta la cooperación y evita molestas discusiones y tiempo desperdiciado buscando “la engrapadora” o cualquier otro instrumento. Siempre devolver las cosas después de utilizarlas, sin pensar en: “como lo usaré en un rato, aquí lo guardo”, pues en caso de no ocurrir eso, la tarea se pospone, se genera desorden en el lugar de trabajo y se retrasa a quien posteriormente la necesite y no encuentre en su lugar
• Coloque los desechos siempre en lugar indicado
• Cuando se utilicen herramientas, maquinarias o equipos específicos, es indispensable proporcionar además de los cuidados requeridos, el mantenimiento preventivo y almacenamiento en los lugares adecuados indicados