Comunicación

Todas las personas en algún momento trabajan en equipos con los que hay que comunicarse. Es importante transmitir lo que se necesita, indicar qué tareas requieren apoyo y la calidad de éste. En caso de ocurrir errores, también se deben comunicar de manera asertiva, en todas las situaciones, la manera en que uno se comunica se relaciona con los resultados logrados. Sin embargo, hay un factor crítico en la comunicación que muchas personas no consideran y es justo la comunicación con uno mismo.

Tener muy claras las motivaciones internas y los límites personales.

El saber decir que no, es un activo muy grande en la cuenta de la estabilidad emocional personal.

Un no sincero, sin justificaciones, resuelve muchos problemas a tiempo, no se requiere ser grosero u ofensivo para decirlo, solo se requiere decir no y agregar gracias utilizando la palabra conjuntiva “y” : “no podré asistir hoy y gracias por la invitación”.

Definir las metas y objetivos

Es impensable invertir el dinero en algo sin saber cuánto costará. Lo mismo pasa con el tiempo, no se puede invertir en una tarea de la cual no se conoce el valor o importancia.

Idealmente al principio de año o de algún período específico, se recomienda que se reunan los equipos para establecer las metas y objetivos que vayan de acuerdo a la misión de la empresa.

De la misma manera, cada persona tiene sus propios objetivos y metas individuales de desarrollo sobre los que se recomienda tome tiempo para reflexionar y planear.

Tomarlos en cuenta, anotarlos y considerarlos siempre, es una maravillosa estrategia para priorizar el trabajo diario y medir el progreso periódicamente. Revisar esta lista de metas regularmente es de gran ayuda, como una brújula, para no perder el rumbo de lo que se planea lograr de manera personal, en un período de tiempo.

A partir de lo anterior, es mucho más sencillo ser capaz de realizar tareas de organización del tiempo, con bases mas claras, por lo que es importante también:

Priorizar

Valor sobre volumen.

De acuerdo a la Ley de Pareto, el 20% de lo que se realiza en el día produce el 80% de los resultados, así que identificar las tareas que entran en esta categoría es trascendental.

Muchos estudios han demostrado que ser multitasking produce resultados mediocres. Poner poca atención a muchas cosas al mismo tiempo, produce resultados poco satisfactorios, sin embargo, concentrarse solo en una cosa y dejar totalmente de lado las demás es un proceso lento que tampoco ayuda a la eficiencia.

Lo ideal sería identificar las tareas que agregan más valor y enfocarse en ellas.

Priorizar el valor sobre el volumen y afilar el enfoque en las tareas que realmente importan ayudará a elevar la calidad del trabajo producido.

El problema con priorizar es que las personas empiezan muy tarde. Comenzar priorizando la lista de pendientes diarios o enfocándose en lograr más cosas, no es la mejor manera para tener resultados óptimos, más bien lo ideal es empezar eliminando las tareas que uno no debe realizar y puede delegar. Una vez hecho esto, se puede cambiar el enfoque a completar el trabajo más valioso con el tiempo y los recursos disponibles

Un buen ejercicio para priorizar, es la estrategia de dos listas de Warren Buffett, quien dijo que no importa qué tan eficiente o efectivos son los logros obtenidos día con día, pues si van encaminados a lograr el objetivo equivocado no sirven. Por lo que recomienda periódicamente revisar las metas a largo plazo y las prioridades alrededor de éstas, para no trabajar en cosas que no ayuden a lograr esos objetivos.

Para hacer esto, lo primero es escribir las 25 metas u objetivos a lograr más importantes, pueden ser metas personales, de carrera, con la familia, etc.

Luego, circular los 5 más importantes en la lista.

La mayoría de las personas pensaría que las tareas que no fueron consideradas de alto valor, pueden ir en un apartado de la lista que indique “para realizarse después”, en caso de que sigan por largo tiempo en este apartado, cuestionarse si en realidad vale la pena realizarlas.

Sin embargo, lo que Buffet recomienda es que cualquier objetivo no circulado, debe ir en la categoría de “evitar hacerlo a toda costa”. Parece contra intuitivo, porque aparentemente, estas metas son lo suficientemente importantes para que se les preste atención, sin embargo, el dedicarles tiempo producirá distracción de las prioridades MAS importantes y a largo plazo.

A partir de recordar las 5 más importantes, realizar una planeación clara de lo que se requiere para lograrlo, evitando las distracciones generadas por las otras 20 metas de la lista llamada “evitar a toda costa”.

Como dice Ryan Deiss, “las malas ideas no matan a los negocios, lo hacen el exceso de buenas ideas”

Las buenas ideas son inútiles si no se implementan, y cuando son muchas, se termina brincado de una a otra a menos que se prioricen por efectividad o de alguna manera, no se concretan y solo producen desgaste emocional, al considerarlas un pendiente que ni se agenda, ni se realiza.

Considerar el tiempo y esfuerzo que toma realizar una tarea, ayuda a priorizarla y generar un plan realista con lo que se puede lograr en un día o más tiempo.

Es importante mientras se realiza este ejercicio, el ser flexible, ya que nadie sabe lo que puede presentarse a futuro y siempre es interesante dejarse sorprender por la vida, en vez de vivir apegado a una agenda, que puede cerrar puertas a oportunidades más grandes.

Muchas veces se priorizan metas que por alguna razón en el camino dejan de ser importantes, o simplemente, no se pueden cumplir y es cuando las personas, en ocasiones se entercan en continuar, solo porque ya han invertido tiempo o dinero, aún cuando ya no hay motivación suficiente, pues las situaciones cambian o las expectativas de resultado ya no son las mismas que al principio. Es mejor a veces, ser valientes y poner el mayor esfuerzo en cambiar de barco, que en salvar al que se está inminentemente hundiendo.

Priorizar es maravilloso, pero es más importante ser realista con lo que cada quien puede lograr día con día. Hacerlo adecuadamente, garantiza tener un buen día, pero si por alguna razón no se pudo cumplir lo planeado, porque la vida diaria está llena de interrupciones, juntas y llamadas imprevistas, enfermedades inesperadas, no olvidar que la prioridad es la calma y estabilidad personal, por encima de todo. Y con esa base, ser realista con lo que se puede obtener. De esta manera, siempre se podrá terminar el día con la sensación de que el progreso logrado fue suficiente y es justo pasar a un merecido descanso, en vez de tratar de agregarle mas horas al día.